Undersøgelse af værdien af ​​dokumenter

Aktiviteten af ​​enhver virksomhed i første omganger forbundet med dannelsen af ​​et stort antal dokumenter, der er forskellige i indhold og art. Men ikke alle dokumenter er værdifulde. Nogle kan blive en kilde til at studere økonomisk, kulturelt og politisk liv, fordi de bærer værdifulde oplysninger. Andre dokumenter har en smal praktisk betydning. Derfor kan rollen af ​​alle dokumenter ikke betragtes som den samme. Undersøgelsens hovedopgave er at bestemme dokumentationen for historisk værdi og vælge den til opbevaring. Værdien bestemmes af dokumenternes informationsmuligheder på grund af videnskabelig, historisk, økonomisk, social, kulturel eller politisk betydning.

Undersøgelse af værdien af ​​dokumenter - identifikationsocio-kulturelle, videnskabeligt-historiske værdi af dokumentet og dets praktiske betydning på grundlag af principperne og kriterierne for værdi for udvælgelse til opbevaring og fastsættelse af opbevaringsbetingelser.

Undersøgelse af dokumenter udføres,som regel en særlig ekspertkommission oprettet ved virksomheden. Provisionen er oprettet blandt flere kvalificerede medarbejdere efter ordre fra organisationschefen bestående af fire eller fem personer. Obligatoriske medlemmer af bestyrelsen er chefskonsulent, arkivleder og leder af dokumentationsstøtteafdelingen.

I arbejdet er kommissionen baseret på de principper, der er udviklet af praksis og teori om arkivvirksomhed. Disse er principperne om forståelighed, historicisme, socio-politisk neutralitet og kompleksitet.

I lyset af disse principper,Kriterierne for undersøgelse af dokumentet. Kriterier er et sæt egenskaber, som dokumentationen skal matche. I øjeblikket er der 3 hovedgrupper af kriterier for at bestemme værdien af ​​data:

1. oprindelsen

2. indhold

3. Eksterne funktioner.

Kriteriegruppen for dokumentets oprindelse indeholder følgende parametre:

1. Betydningen af ​​den person eller institution, der skabte dokumentationen. Jo vigtigere dens rolle i den nationale økonomi, systemet for statsadministration, videnskab, kultur og andre grene, desto mere værdifulde er dataene.

2. Sted og tidspunkt for dannelsen af ​​dokumenter. Vigtige oplysninger optages, optages samtidigt med den beskrevne begivenhed eller kort efter det. Desuden vil informationen være vigtigere, hvis den er rettet på samme sted, hvor begivenheden fandt sted.

3. Intensiteten af ​​dokumentationen. Oplysningerne vil være desto mere værdifulde jo færre publikationer er der.

Undersøgelsen af ​​værdien af ​​dokumenter har således til formål at fremhæve de dokumenter, der afspejler det offentlige livs historie eller en bestemt organisation på afgørende øjeblikke.

Indholdskriterierne omfatter følgende hovedparametre:

1. Betydningen af ​​oplysninger. Dokumenter, der indeholder unikke oplysninger, vil få en stor evaluering i eksamen.

2. Typer af dokumenter. Under arbejdet skal der gives fortrinsret til dokumenter designet til at registrere de vigtigste aspekter af organisationens aktiviteter og samfundets liv.

3. Gentag oplysningerne. Oplysningerne vil være mere værdifulde, jo mindre ofte forekommer det.

Kriterierne for eksterne funktioner omfatter:

1. Ækthed af dokumenter. Undersøgelse af værdien af ​​dokumenter er også nødvendig for at vurdere ægtheden af ​​oplysninger. I tilfælde af at en kopi er vurderet, skal den udleveres og certificeres korrekt.

2. Dokumentationens retskraft. Af stor betydning i forbindelse med kontorarbejde, som allerede nævnt, er korrekt udførelse af dokumentation.

3. Sikkerhedsgraden af ​​dokumentationen.

4. Kunstneriske træk.

Disse kriterier betragtes som betingede. Undersøgelse af værdien af ​​dokumenter kan indeholde andre kriterier afhængigt af virksomhedens mål og specifikke egenskaber.