Office manager. Officielle opgaver

I kontoret "Office Manager" flertalletarbejdsgiverne ser en medarbejder, der udfører en ret bred vifte af ansvarsområder. Formålet med at indføre denne enhed i bordpladen er at sikre kontorets uafbrudte drift eller endda flere tjenester, der er ansvarlige for dette. Hvis du ikke har brug for en ordinær sekretær, besvarer opkald, modtager mail og besøgende, så er selvfølgelig kontorchefen leder, da denne medarbejder har brug for visse beføjelser og autoritet. Uden dette vil han ikke være i stand til effektivt at udføre sine opgaver.

Som en del af hovedopgaven er listen overDe opgaver, som en kontorchef skal udføre, skal dække mindst fem områder. Samtidig skal det forstås, at kontoret ikke er et rum, hvor chefen sidder, men et sted hvor administrative og ledelsesmæssige funktioner stadig udføres. Derfor vil deres kvalitet og tidspunkt for implementering afhænge af, hvordan kontorchefens arbejde skal bygges.

Ledelsesmæssige opgaver. De omfatter planlægning af kontorets arbejde, organisering af strukturen, administration af medarbejdere, indførelse af en virksomhedskultur, udvikling af en politik for kommunikation med modparter og overvågning af overholdelsen heraf.

Administrative funktioner. De dækker organiseringen af ​​kontorarbejde, etablering af relationer mellem tjenester, fordelingen af ​​kontorlokaler mellem medarbejdere.

Forretningsansvar. Kontorchefen skal arrangere køb af kontorudstyr, kontor, forsyninger, husholdningsudstyr. Derudover skal han sørge for rengøring af kontorlokaler, vedligeholdelse af kontorudstyr, rettidig betaling af forsyningsregninger, leje mv.

Kontrolopgaver. Dette aktivitetsområde omfatter gennemførelse af revisioner, revisioner, opgørelse over materielle aktiver, dokumentation.

Rapportering. De omfatter udarbejdelse af rapporteringsdokumenter (information) til lederen.

Afhængigt af organisationens størrelse, detteen medarbejder kan være en separat eksekutor med ledelsesmæssige beføjelser (for små virksomheder) og kan føre en hel tjeneste. Samtidig skal organisationens leder forstå, at ønsket om at universalisere medarbejdere, som pålægger deres opgaver ting, der falder inden for andre services kompetence, ikke altid er berettiget. For eksempel bør du ikke indlæse en sådan medarbejder med bogføring, personaleadministration mv. Sådan blanding har normalt negativ indflydelse på kvaliteten af ​​arbejdet. Årsagen til dette ligger i, at disse ansvar er meget bredere end ansvaret for at sikre kontorets arbejde, de gennemsyrer hele organisationen som helhed. Derfor skal kontorlederen lægge vægt på erhvervserfaring og færdigheder inden for de ovennævnte fem aktivitetsområder, i stedet for at sprede dem til en bred vifte af opgaver, ofte ikke relateret til vedligeholdelse af kontorer. Samtidig skal en arbejdsgiver, der søger en kvalificeret medarbejder på dette område, ikke glemme, hvorfor han har brug for denne medarbejder og ikke fremsætte overflødige, ikke-kerne krav.